Encerramento de conta
O encerramento de conta permite que contas que possuam o Saldo de Recursos da respectiva conta igual a R$0,00 e que não serão não serão mais utilizadas possam ser encerradas pela associação. Para utilizar esta opção é necessário que a conta seja do tipo que permita encerramento.
A partir do pedido do encerramento da conta não poderão mais ser feitas movimentações (lançamentos de créditos e despesas) pela associação na conta encerrada. A DRE receberá o pedido de encerramento e indicará se confirma ou rejeita o pedido de encerramento.
ATENÇÃO
É enviada uma notificação de aviso para a Associação quando o sistema verificar que a conta bancária da Associação está com saldo zerado e a conta é do tipo que permite encerramento.
Visão Associação
Para fazer a solicitação de encerramento de conta:
-> Aba Dados das contas
Deve ser informada para a data do encerramento da conta a data corrente ou datas anteriores à corrente desde que não ultrapasse a data final do período inicial de referência de uso da associação no sistema. Após confirmação do encerramento a DRE será notificada e a solicitação de encerramento ficará pendente de confirmação/rejeição pela DRE.
ATENÇÃO
Não podem existir movimentações cadastradas(despesas/créditos) após a data de encerramento informada. Nesta situação não será permitido fazer o pedido de encerramento da conta.
Pedido de encerramento de conta rejeitado pela DRE
Caso haja uma solicitação de encerramento da conta que tenha sido rejeitada pela DRE é exibida mensagem informativa "Solicitação de encerramento da conta negada" com opção de "Ver motivo da negativa" que exibe o(s) motivo(s) indicado(s) pela DRE para rejeição.
Histórico de contas encerradas
Contas que tiveram o pedido de encerramento aprovado pela DRE são exibidas no histórico de contas encerradas logo abaixo das contas ativas.
Visão DRE
Os dados sobre as contas ficam disponíveis na Consulta de Associações na página de Dados das contas.
A DRE pode confirmar ou rejeitar a solicitação de encerramento de conta. Após a DRE confirmar a solicitação de encerramento de conta, o sistema deve inativar a conta e incluir no histórico de contas encerradas que fica abaixo das contas ativas e a conta não será mais exibida em determinados locais do sistema. Para rejeitar a solicitação de encerramento de conta a DRE deve indicar pelo menos um motivo de rejeição. Após aprovação ou rejeição do pedido de encerramento de conta a associação recebe uma notificação informando sobre o resultado da solicitação de encerramento de conta. Os destinatários da notificação devem ser todos os usuários vinculados à Unidade Educacional e que tenham a permissão "recebe_notificacao_resultado_encerramento_conta".
Tratamento de conta encerrada nas funcionalidades
Visão Associação
Prestação de Contas > Geração de documentos
Abas das contas
A aba de conta encerrada é exibida até o período que abrange a data de encerramento da conta, fora do período de encerramento a aba da respectiva conta encerrada não é mais exibida.
Demonstrativo Financeiro da Conta e Relacão de bens
A informação da data de encerramento da conta é incluída após aprovação da solicitação de encerramento pela DRE. Exemplo: caso o demonstrativo seja gerado antes da aprovação pela DRE da solicitação de encerramento de conta, não deverá ser exibida a informação de encerramento da conta. Após aprovação pela DRE da solicitação de encerramento, quando ocorrer uma nova geração de demonstrativo pela associação, a informação de encerramento será exibida. Não houve alteração no documento de Relação de bens quando há aprovação da solicitação de encerramento da conta. Os documentos Demonstrativo Financeiro e Relação de bens não são gerados para conta encerrada cuja data de encerramento é anterior ao período selecionado.
Ata de Apresentação/Retificação da prestação de contas
Na exibição e no download da ata não é exibida a conta encerrada cuja data de encerramento é anterior ao período selecionado.
Observação: é permitido fazer a geração dos documentos de contas que forem encerradas dentro do período que não foi realizada a conclusão do período.
Créditos e Gastos da Escola
Consulta de crédito/gasto
A conta encerrada é exibida no filtro de pesquisa com a informação da data de encerramento.
Inclusão/Edição de crédito/gasto
Na inclusão/edição de crédito/gasto a conta encerrada é exibida a depender da situação da solicitação de encerramento conforme descrito abaixo:
| Solicitação de encerramento pendente | Solicitação de encerramento aprovada pela DRE |
|---|---|
| Exibe a conta somente leitura com a indicação de que foi encerrada em DD/MM/AAAA (data de encerramento indicada pela associação) e não permite seleção da conta. | Não exibe a conta encerrada para seleção. |
Observação: Créditos e despesas que foram cadastrados anteriormente com o tipo de conta que foi encerrada exibem normalmente o tipo de conta informado no cadastro, porém desabilitado para seleção.
Conciliação Bancária
A conta encerrada é exibida no filtro de pesquisa com a informação da data de encerramento até o período que abrange a data de encerramento ou em períodos anteriores. É permitido alterar o Saldo bancário e a conciliação/desconciliação dos gastos da conta encerrada (com solicitação de encerramento pendente ou aprovada pela DRE). No saldo bancário da conta encerrada abaixo da data é exibida informação com a data de encerramento de conta e no Saldo é exibida informação com o saldo de encerramento: R$0,00. Caso o usuário queira, pode editar a data para datas anteriores à data de encerramento. Não são exibidas datas posteriores à data de encerramento da conta bancária. Caso o pedido de encerramento da conta seja rejeitado pela DRE as informações de encerramento não são exibidas no saldo bancário da conta.
Resumo de recursos
A conta encerrada é exibida no filtro de pesquisa com a informação da data de encerramento até o período que abrange a data de encerramento ou em períodos anteriores.
Créditos da escola: Valores reprogramados
Ao fazer a solicitação de encerramento de conta no primeiro período de uso do sistema e a PC não foi apresentada serão verificados os Valores reprogramados informados nas seguintes condições:
| Preenchimento/Status dos Valores reprogramados | Permite solicitação de encerramento? | Mensagem exibida |
|---|---|---|
| Não preenchidos | Sim | Ao confirmar essa ação, sua solicitação de encerramento de conta será encaminhada para validação da Diretoria Regional De Educacao Pirituba/Jaragua. Não será mais possível cadastrar crédito, despesa ou valores reprogramados. Deseja continuar? |
| Valores reprogramados preenchidos, mas não concluídos | Não | Existem valores reprogramados preenchidos, mas não concluídos. É necessário finalizar o preenchimento dos Valores reprogramados para solicitar o encerramento da conta bancária. |
| Valores reprogramados preenchidos e concluídos com status Em conferência DRE ou Em correção UE | Sim | O pedido de solicitação de encerramento de conta bancária foi efetuado com sucesso. Existem valores reprogramados concluídos e o encerramento definitivo da conta será realizado após a geração da PC e a conclusão da análise pela DRE. |
| Status dos Valores reprogramados = Valores corretos | Sim | O pedido de solicitação de encerramento de conta bancária foi efetuado com sucesso. O encerramento definitivo da conta será realizado após a geração da PC e a conclusão da análise pela DRE |
Observação: quando houver a solicitação de encerramento de uma conta e os valores reprogramados não foram preenchidos então os campos dos valores reprogramados são exibidos como apenas visualização na tela de Valores reprogramados e não permite edição.
Análise DRE
Para as unidades que possuem contas com pedido de encerramento(pendente de análise ou já aprovado pela DRE) e foram solicitados acertos(inclusão ou edição) pela DRE nos lançamentos do tipo crédito ou gasto e devolvido para ajuste da associação, deve ser permitido a alteração/inclusão do crédito/gasto conforme definido abaixo:
| Data do crédito/gasto | Edição de crédito/gasto | Inclusão de crédito/gasto |
|---|---|---|
| Data igual ou menor que a data de encerramento: se a data do crédito/gasto informada é igual ou menor a data do encerramento da conta, na seleção de tipo de conta a conta encerrada é exibida com a informação da data de encerramento e permite seleção. Demais contas que existirem também são exibidas para seleção. Data posterior ao encerramento da conta: se a data do crédito/gasto informada é maior que a data de encerramento, na seleção de tipo de conta a conta encerrada é exibida com a informação da data de encerramento, porém desabilitada para seleção. | Quando for solicitado a edição de crédito/gasto de uma conta com pedido de encerramento, a conta é exibida informando sua respectiva data de encerramento e a Associação pode editar os dados do crédito/gasto da conta encerrada desde que não altere a data do crédito/gasto para uma data posterior a data do encerramento da conta, se for utilizar a mesma conta com pedido de encerramento. | Quando for solicitado inclusão de crédito/gasto para uma conta com pedido de encerramento pode ser incluído crédito normalmente desde que a data do crédito informada não ultrapasse a data de encerramento informada para a conta, ou seja, pode ser incluído crédito com data igual ou anterior a data de encerramento da conta. |
Visão DRE
Acompanhamento de Prestação de contas
No acompanhamento de PC a conta encerrada cuja data de encerramento seja anterior ao período da prestação de contas não é exibida nos seguintes locais:
- Materiais de referência
- Conferência de lançamentos
- Resumo de acertos (páginas Conferência atual e Histórico)
Conclusão da Análise da PC
Na conclusão da análise da PC se houver acertos indicados na PC para a conta que foi encerrada(pedido de encerramento pendente ou aprovado pela DRE) que alterem o saldo da conta a DRE não pode concluir a análise da PC. É exibida mensagem informativa para a DRE informando que a conta foi encerrada e o saldo foi alterado. A DRE deve solicitar os acertos necessários para que o saldo da conta retorne para R$0,00 para que possa conseguir concluir a análise da PC.
Demonstrativo da Execução Físico-Financeira (Visualização em tela e geração do relatório)
As contas encerradas das unidades em que o pedido de encerramento foi aprovado pela DRE estão indicadas com a informação "Conta encerrada em XX/XX/XXXX" no relatório Demonstrativo da Execução Físico-Financeira da publicação(Parcial, Única ou Retificação de publicação). Essa informação é exibida apenas até o período em que o encerramento da conta foi solicitado, em períodos posteriores não serão mais exibidas as contas encerradas.
Consulta por Associações
É exibida informação sobre a solicitação de encerramento de conta na coluna de Informações, quando houver.
Visão SME
Extração de dados: Dados das contas
A partir da central de extração de dados é possível extrair informações dos dados das contas das associações, contendo as seguintes informações sobre o encerramento das contas: Data do encerramento, Status do encerramento e Motivo do encerramento.
Consulta de saldos bancários
São exibidas na quantidade de unidades nas 3 exibições disponíveis na consulta de saldos bancários apenas as associações vinculadas que tenham contas que foram criadas no período selecionado ou foram criadas em períodos anteriores e que não estejam encerradas. Se a conta foi encerrada é exibida até o período correspondente a sua data de encerramento, ou seja, nos períodos posteriores ao seu encerramento não deve mais ser exibida nos quantitativos.
Admin
Admin: Cargas de repasses previstos e realizados
Para as cargas de repasse previstos e repasses realizados quando houver pedido de encerramento de conta aprovado pela DRE para a respectiva conta da associação então o repasse indicado na carga não será realizado para a respectiva conta da associação e será exibido no log o erro correspondente.